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[Inicio]
Tipos de
comunicación
| Testimonio |
Gwyn
Myers
 Consultor en
administración de empresas |
| "No puede
trabajar sin comunicaciones y computadoras;
son absolutamente necesarias para el éxito de
la empresa." |
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La comunicación es la clave para el éxito de cualquier
negocio. A menos que los potenciales clientes y
consumidores sepan que existe su negocio, no contarán con
la información necesaria para contactarse con usted o
comprar sus productos. Si saben de la existencia de su
negocio, deben poder contactarse con usted fácilmente.
Existen dos tipos esenciales de comunicación: externa e
interna.
Una comunicación eficaz requiere de herramientas y
planificación. En esta sesión analizaremos esas
herramientas, al igual que las pautas de planificación,
destinadas a facilitar la aplicación de este elemento clave
para su negocio: la comunicación.
El siguiente análisis se dividirá en 1) herramientas
básicas de comunicación; 2) computadoras; y 3)
Internet.
[Inicio]
Herramientas
básicas de comunicación
| Testimonio |
Greg
Washington
 Consultor,
Marketing para médicos |
| "Considere
a la Internet como una oportunidad de crear
un folleto electrónico." |
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Las herramientas específicas que se pueden usar para
fines comunicativos son teléfonos, máquinas de fax y
asistentes personales digitales (APD). Las diferencias
entre uno y otro aparato son cada vez menos evidentes. Por
ejemplo, un teléfono puede ahora incluir todas las
funciones de un APD y también ofrecer acceso a correo
electrónico e Internet. Sin embargo, en este análisis
puntual, cada aparato se presentará como una entidad
independiente.
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Teléfonos
Existen muchos tipos de teléfonos y sólo usted podrá
determinar qué tipo o tipos o combinación de ellos será
el adecuado para usted.
Incluso el teléfono tradicional que tiene en
su oficina ofrece variadas opciones. Debería comenzar a
operar con una línea exclusiva para su negocio como
mínimo. Esta línea debe poder recibir mensajes en caso
de no ser respondida personalmente.
Por su parte, el teléfono inalámbrico se está
volviendo una necesidad. Con este tipo de teléfono,
podrá evitar las llamadas perdidas. Las características
necesarias para este tipo de teléfono dependen
totalmente de usted y sus necesidades. Al suscribir un
contrato con la mayoría de las compañías telefónicas,
le darán el aparato telefónico básico en forma
gratuita; de lo contrario, puede conseguir un modelo
que reciba correos electrónicos, almacene su lista de
contactos, mantenga su calendario y le permita
disfrutar de juegos interactivos.
Son muchas las características a partir de las
cuales puede elegir un teléfono tradicional o celular;
como por ejemplo, llamada en espera, transferencia de
llamadas, posibilidades de conferencias telefónicas y
correo de voz. También son muchos los planes y las
compañías disponibles entre los que puede escoger los
adecuados. La competencia ha ampliado el rango de
opciones de características populares y patrones de
uso, con lo que los aparatos telefónicos se han vuelto
muy eficaces en función de los costos. Haga preguntas
respecto de sus necesidades específicas antes de
escoger una compañía telefónica y un plan. Al cambiar
sus necesidades y el uso que da al teléfono, no dude en
solicitar información o planes que satisfagan mejor sus
nuevos requerimientos.
-
Consejos relativos a teléfonos
Es importante asignar al teléfono la categoría de
una herramienta comercial valiosa. Grabe un mensaje en
su correo de voz que informe que devolverá la llamada y
luego revise permanentemente su correo de voz a fin de
devolver las llamadas a la brevedad.
Disponga de líneas independientes para su teléfono
comercial y personal. No permita que los miembros de su
familia contesten ni utilicen la línea comercial.
Instale todas las líneas telefónicas adicionales que
requiera antes de iniciar sus operaciones.
Por lo general resulta más aconsejable contar con un
sistema remoto de respuesta (correo de voz) que usar
una contestadora. El correo de voz es confiable, de
costo conveniente, accesible desde cualquier lugar y
proyecta una imagen comercial de mayor
profesionalismo.
La necesidad de disponer de un número 800 se está
tornando menos urgente en vista de que las tarifas de
larga distancia son menos costosas.
Considere la posibilidad de utilizar un audífono o
cintillo, tanto para el teléfono inalámbrico como para
los celulares. Estos aparatos facilitan el movimiento,
son más seguros y ofrecen una muy buena resolución de
sonido.
Al dejar mensajes telefónicos, mencione claramente
su nombre y su número de teléfono, tanto al comienzo
como al final del mensaje.
Respete las normas de protocolo al usar un teléfono
celular. La cortesía comercial incluye evitar que lo
interrumpan llamadas telefónicas durante una reunión o
un almuerzo de negocios.
-
Localizadores
Existen muchos tipos de localizadores: aquellos que
sólo reciben mensajes numéricos; los que ofrecen
características de voz y texto; los que incluyen
mensajes de entrada y salida; y aquellos que pueden
recibir y en ocasiones enviar correos electrónicos. Los
modelos actuales tienen distintos colores y tamaños, de
manera de satisfacer todas sus necesidades.
Algunos de estos aparatos operan sobre la base de
redes de localización, presentan características de
APD, le permiten recibir y responder mensajes de correo
electrónico y los modelos más recientes incluyen un
teléfono celular. Uno de los factores clave para su
decisión sobre el tipo de aparato que usará es la
cobertura geográfica que necesita. Esta cobertura puede
ser sólo nacional o internacional, en su más amplio
espectro. Las tarifas por este servicio aumentan
conforme aumenta la cobertura.
-
Consejos relativos a localizadores
Utilice el localizador sobre la base de las mismas
normas de cortesía que utiliza el teléfono celular.
Mantenga su localizador en modo “vibración” cuando se
encuentre en reuniones de negocios. No hay nada más
molesto que un localizador que comienza a sonar en
medio de una importante conversación.
Si utiliza un localizador con teléfono celular,
puede controlar estas interrupciones. Lo más importante
es que dé un uso realista a este localizador, es decir,
que quienes lo llaman estén conscientes que usted
devolverá la llamada a la brevedad y no necesariamente
al momento de haber recibido el mensaje.
-
Máquinas de fax
Esta decisión implica optar por adquirir una máquina
de fax sencilla o un modelo “todo incluido” que no sólo
envía y recibe faxes, sino que también funciona como
impresora y escáner. Su decisión se deberá basar en su
presupuesto y restricciones en términos de espacio
disponible. Por lo general, mientras más sencillo sea
el modelo, menos problemas tendrá con él.
Es importante contar con el máximo de memoria
posible en su máquina de fax. Esta característica le
permite enviar documentos a una velocidad mayor que al
momento de imprimir. Sólo cuando se ha llenado la
memoria, la velocidad disminuirá al nivel de
impresión.
Algunos proveedores le ofrecerán un número de fax
que funciona con su sistema de correo electrónico. El
sistema de recepción de fax operará igual que si se
utilizara una máquina de fax tradicional, pero usted
recibirá la comunicación como un adjunto de correo
electrónico. Esta característica puede resultar muy
útil para aquellas personas que viajan con frecuencia y
que no siempre están cerca de una máquina de fax.
-
Consejos relativos a
máquinas de fax
Utilice una carátula adecuada para su empresa.
Recuerde que se trata de comunicación externa que
refleja su imagen y la operación de su negocio.
Utilice una línea telefónica dedicada independiente
para su máquina de fax.
[Inicio]
Computadoras
| Testimonio |
Jane
Williams
 Periódico
comunitario La Habra Journal |
| "Si no
puede hacerlo solo, analice con mucho cuidado
la opción de tomar un socio." |
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Una computadora constituye una herramienta de precio tan
accesible que ya no debe ser considerada opcional en su
empresa.
El siguiente análisis se centra en tres modelos básicos:
PC de escritorio, PC portátil y asistentes digitales
personales, y en el software que utilizan para operar.
PC de escritorio: éste es el tipo más común de
computadora, es decir, el que se instala para funcionar en
su oficina. Esta computadora incluye una unidad central de
procesamiento, un monitor, un módem, una unidad de CD-ROM,
una unidad de disquete y una impresora. También se debe
considerar algún tipo de almacenamiento de copias de
seguridad, como es el caso de una unidad Zip o un
lector/quemador de CD.
La oferta de precios de sistemas computacionales es muy
amplia. Por lo tanto, el único consejo que puede resultar
conveniente es adquirir el modelo mejor y más rápido que
pueda costear. Dada la gran velocidad a la que avanza la
tecnología, cualquiera sea el modelo que usted adquiera,
dentro de poco quedará obsoleto. Afortunadamente, esto no
quiere decir que la computadora que usted compre no podrá
satisfacer sus requerimientos comerciales por un período
mucho mayor.
PC portátil: tal como lo dice su nombre, ésta es
una computadora portátil. Se trata de una sola unidad que
contiene una combinación de las características que ofrece
una computadora de escritorio. Por lo general no incluye
impresora, de manera que deberá adquirirla como un
accesorio adicional. Otra opción es adquirir una estación
de atraque que le permitirá conectar su PC portátil a una
unidad en su oficina, con lo que podrá utilizarla como la
unidad central de procesamiento, al mismo tiempo que
utiliza un monitor más grande y un teclado de tamaño
convencional.
Las PC portátiles tienden a ser un poco más costosas que
las computadoras de escritorio, sin embargo, si usted viaja
con frecuencia y requiere de una computadora, vale la pena
hacer esta inversión. Una vez más, es recomendable adquirir
el mejor modelo que pueda pagar.
Asistentes personales digitales: las computadoras
de bolsillo o asistentes personales digitales (APD) se
están haciendo cada vez más populares. En rigor, existen
dos versiones de estas unidades: 1) las que usan el sistema
operativo Palm Pilot y 2) las que usan el sistema operativo
Microsoft Pocket PC. Estas unidades le permiten sincronizar
sus elementos organizacionales clave con su computadora. En
un paquete muy pequeño puede ingresar toda su lista de
contactos, su calendario y una lista de cosas por hacer.
Muchas de estas unidades también le permiten recibir y
responder correos electrónicos en forma inalámbrica o
transmisión con módem. ¡Siempre lo podrán ubicar!
Software: el software que usted adquiera será
clave para hacer de su computadora un asistente de
productividad. El sistema operativo, ya sea PC o Macintosh,
deberá cargarse en el sistema. Muchos paquetes de software
se instalan en el sistema al momento de la compra del
equipo. Como mínimo, usted debe disponer de lo necesario
para procesar textos, hojas de cálculo y
presentaciones.
Por otra parte, debe considerar un software de finanzas
y contabilidad que se ajuste a su negocio específico.
Recuerde que muchos paquetes de software de
contabilidad/mantenimiento de libros no corresponden a
sistemas de partida doble, por lo tanto se deben registrar
las partidas con cuidado.
Productos auxiliares: son muchos los productos
que pueden usarse en forma conjunta con su computadora para
potenciar la funcionalidad e imagen de su negocio. Estos
productos también requieren de un software especialmente
diseñado para facilitar su uso.
- Cámara digital: una fotografía tomada con este tipo
de cámara puede cargarse directamente a su computadora y
ser útil para una cantidad de fines. Entre los usos de la
cámara digital están fotografías de bienes raíces,
catálogos de productos, fotografías que acompañen un
currículum vitae y muchas más.
- Escáner: si tiene una copia impresa de algún
documento y desea incluirlo como parte de un documento
digital, puede crear una imagen digital al escanear la
copia impresa con este equipo. En términos generales,
mientras más alto el precio del escáner, mejor será la
resolución de la imagen.
- Transmisión inalámbrica: le permite comunicarse con
otros aparatos equipados con la misma característica. El
hecho de sólo apuntar el aparato hacia otro, sin
necesidad de perder tiempo buscando el cable y los
conectores, resulta muy atractivo y tiene muchos
resultados productivos.
- No ignore la importancia de hacer copias de seguridad
externas de los programas individuales que se utilizan en
su empresa. Las copias de seguridad comúnmente se almacenan en
CD o en discos Zip, sin embargo, también existen
servicios proporcionados en Internet que facilitan este
proceso.
[Inicio]
Internet
| Testimonio |
Lloyd
Totten
 Servicio de control
de plagas |
| "La gente
me ha recomendado porque soy puntual y presto
un buen servicio." |
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Internet se ha convertido en una importante herramienta
de negocios. Puede utilizarse a nivel básico, para enviar y
recibir correos electrónicos y para investigar, y a un
nivel más amplio, puede utilizarse como canal de venta de
productos y servicios.
Para tener acceso a Internet, necesita un explorador. El
explorador es un software. Los dos principales exploradores
del mercado son Microsoft Internet Explorer y Netscape
Navigator.
Una vez que disponga de su explorador, debe tener acceso
a Internet. Esto debe hacerlo a través de un Proveedor de
servicios de Internet (ISP). Estos proveedores se
diferencian por los tipos de servicio que ofrecen, sin
embargo todos incluyen correo electrónico. Si desea contar
con un conjunto amplio de características, debe optar por
America Online o MSN. Si ya tiene más experiencia en el
acceso a Internet y el trabajo en un entorno que supone un
mayor conocimiento de su parte, un ISP como AT&T o
Earthlink puede resultar útil para sus necesidades. Al
igual que con otras formas de comunicación, la oferta de
planes y precios es muy amplia.
Usted es quien decide cómo utilizar Internet en su
empresa. Tal vez aún no esté listo para comercializar sus
productos en Internet, pero sí puede estar interesado en
desarrollar un sitio Web o una página principal que informe
al público lo que usted hace. Por otra parte, puede
utilizar Internet como su principal canal de ventas.
Simplemente recuerde, la estructura base ya existe,
necesita productos y servicios que la gente requiera; debe
atraer al público a su sitio Web para darle la posibilidad
de adquirir estos productos y servicios en su empresa; debe
convencer a los consumidores de comprar sus productos;
necesita un lugar donde almacenar sus productos; y debe
tener una forma para hacerlos llegar al cliente.
La Sesión 9 de este curso le dará información detallada
acerca de Internet y el Comercio Electrónico.
[Inicio]
Planificación
tecnológica
Antes de comenzar, planifique la tecnología que
requerirá. Instale líneas telefónicas adicionales; adquiera
y aprenda a usar la computadora; decida cómo usará o no
usará Internet.
Recuerde que supervisar el uso que sus empleados hagan
de Internet mientras cumplen sus funciones no constituye
una violación de sus derechos de privacidad. La política de
su empresa debe constar por escrito y todos los empleados
deben firmarla.
Recuerde, el uso apropiado de la tecnología puede dar a
su negocio una imagen de empresa consolidada y próspera,
¡incluso antes de comenzar las operaciones!
[Inicio]
Plan de
negocios de la Sesión 3: Herramientas básicas de
computación y comunicación
Le sugerimos enfáticamente que descargue la plantilla
del plan de negocios para esta sesión, Documento 3 –
Plantilla del plan de negocios, y la complete ahora
mismo.
| Sección 3: Comunicaciones |
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Instrucciones para completar
la plantilla del plan de negocios:
- Cada cuadro tiene un título permanente EN
MAYÚSCULAS.
- Debajo de cada título hay una oración que comienza
con “Ingrese...”. Esto lo orientará respecto a qué
información ingresar. Los cuadros se agrandarán según sea
necesario, por lo tanto, utilice todo el espacio que
precise.
- Después de completar los cuadros, elimine las
oraciones que comienzan con “Ingrese?i>€¦”. Esto
hará que sólo se queden el título definitivo del cuadro y
la información que haya ingresado.
Le
sugerimos que complete todas las secciones del plan de
negocios a medida que vaya avanzando en el curso.
La plantilla que incluye todas las sesiones, de la 1
a la 12, puede ser descargada también como un solo
documento:
Incluya suficiente material informativo y de
investigación. Arme un documento interesante que incluya
información general, su biografía, gráficos, datos
demográficos y material de investigación. Cuando termine de
organizar el plan de negocios, imprímalo y organice las 12
secciones.
Hay muchos otros formatos para planes de negocios en
bibliotecas, librerías y software.
[Inicio]
SESIÓN 3 –
Test: Herramientas básicas de computación y
comunicación
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